Fundamentos y principios básicos

Nota: Estos principios son generales y básicos, no se explican según la norma, para eso haré entradas según las NIIF.

Para empezar con esta entrada tengo que mencionar si o sí a Don Fray Luca Pacioli. Muchos dicen que este señor es el padre de la contabilidad, y si bien discrepo, puedo decir que es un hombre que dio uno de los fundamentos, si se quiere el más importante, la partida doble.

Los fundamentos de la contabilidad son matemáticos y lógicos, pero no son ingeniería de cohetes espaciales, por lo qué lo voy a explicar lo más sencillo que puedo.

Fundamentos:

La ecuación contable:

Activos = Pasivos + Patrimonio

Esta ecuación es la base de todos los informes financieros que brinda la contabilidad y es una ecuación sencilla que abarca mucho más de lo que uno cree cuando la conoce por primera vez.

Voy a explicarla a mi manera.

Todos nosotros nacimos en un hogar, tuvimos padres o tutores que nos dieron algo para comenzar a desarrollarnos como personas. A lo largo de nuestra vida fuimos creciendo con esa ayuda que nos dieron nuestros padres y cuando fuimos autosuficientes comenzamos a adquirir cosas, cosas que nos dieron ellos o que compramos nosotros con el dinero que ellos nos daban.

Cuando fuimos independientes ya no podíamos confiar en lo que nuestros encargados nos podían dar, así que decidimos recurrir a un banco o entidad financiera que nos brindara dinero, por lo que, todo lo que tenemos ahora vino de dos grandes fuentes, los padres y los bancos.

A la izquierda tenemos los activos, como todo aquello que conseguí tener, ya sea casa, automóvil, ropa y todo lo demás. A la derecha tenemos el pasivo, como las cuentas que debo al banco, a la tienda de ropa, a mi hermano que me prestó dinero y otras cuentas que debo pagar y a la derecha de eso tengo el patrimonio, como todo aquello que mis padres invirtieron en mí para que yo sea quien soy, así que de mis ingresos les daré algo en forma de retribución (dividendos), al patrimonio que invirtieron en mí. Todo lo que tengo debe ser igual a lo que han invertido en mí, lo que gano y ahorro (utilidades retenidas) y lo que debo.

Es una comparación que permite ver como una empresa se mueve desde su inicio para salir a flote. La ecuación es así porque a la una empresa quedar en bancarrota, debe poder cubrir los pasivos y el patrimonio de los inversionistas, o al menos en su mayor parte para no afectarlos.

Ejemplo:

Tengo 200 000 en efectivo, un camión y una bodega con los que almaceno y transporto por encomienda. El camión lo compre con un préstamo de 100 000 y la bodega me la dio mi padre y mi abuelo y tiene un valor de 1 000 000 por lo que la ecuación sería.

1 300 000 = 100 000 + 1 200 000

Asumiendo que mi padre y mi abuelo sean socios de mi negocio.

La partida doble:

La contabilidad se mueve en dualidad ¿A que me refiero con eso? Pues a que cada vez que una cuenta se mueve debe moverse otra, porque de no ser así, no cuadraría (frase de un contador para todo lo que no sale bien).

La partida doble garantiza que la balanza tenga el mismo peso a ambos lados.

Continuando con el ejemplo anterior.

Decido comprar para la empresa una motocicleta para que mi amigo Benito haga encomiendas para la empresa. La motocicleta costó 20 000 en efectivo y 5 000 a pagar dentro de un mes.

La transacción sería

Motocicleta	25 000
Efectivo		20 000
Documento por pagar		5 000
Total	25 000	25 000

Como se observa, se mueve la misma cantidad en cada lado de la balanza. En este caso Adquirí la motocicleta y perdí Efectivo, pero al mismo tiempo tuve un movimiento al otro lado que generó un pasivo por 5000.

Si se hubiera pagado en efectivo, se hubiera dado una sustitución de activo en este caso el dinero en efectivo, por la motocicleta, dejando la ecuación igual.

1 305 000 = 105 000 + 1 200 000

Se distribuye así

Activo= 180 000 de efectivo + Camión de 100 000 + bodega de 1 000 000 + motocicleta de 25 000

Pasivo= 100 000 de préstamo del camión + 5 000 de crédito al comprar la motocicleta

Patrimonio= 200 000 que puse al iniciar mi negocio + 1 000 000 del valor de la bodega de mi padre y abuelo

Partida doble débito y crédito

Es una extensión del fundamento de partida doble, para ser más sencillo de explicar.

Como en el ejemplo anterior, la motocicleta pudo ser comprada totalmente a credito, donde se pudo haber movido solamente el pasivo y el activo a un solo lado, pero ese movimiento fue compuesto y nos permitió ver el movimiento del efectivo cuando se fue como forma de pago, disminuyendo su saldo.

Una cuenta tiene forma de “T”, a la derecha es el debe y a la izquierda el haber, también llamados debidos y créditos respectivamente.

El efectivo por estar al lado izquierdo, tiene naturaleza de débito, siempre me he dicho a mi mismo que los activos tienen naturaleza al debe, porque se deben al pasivo o al patrimonio y en realidad no son de la empresa si no son un préstamo, ya sea de accionista o de los bancos.

Así que el efectivo se mueve así

	Debe	Haber
Efectivo	200 000
Capitalpropio		200 000

Esto pasa cuando recibo efectivo de alguna fuente X

Pero cuando el efectivo se esfuma pasa, al contrario

	Debe	Haber
Motocicleta	25 000
Efectivo		20 000
CxP		5 000

Eso es la esencia de la partida doble

La cuenta de mayor o cuenta T como llaman algunos habría quedado así con esos movimientos.

Efectivo

200 000
	20 000

                                         Saldo: 180 000

Principios básicos 

La contabilidad tiene sus principios generales, son aquellos que no se rigen directamente a una norma y que son la base para el estudio contable.

Deben ser respetados y tomados en cuenta en todo momento, aunque sea de una forma sistematizada.

Principio de devengo:

Es un principio fácil pero que muchas veces se explica de una manera confusa.

El diccionario establece que la definición de devengo es “Cantidad devengada que se tiene derecho a percibir”.

Aclarado el concepto se esclarece en materia contable. Este principio establece que la contabilidad registra aquello que ocurre, aunque no se haya percibido el dinero producto del hecho. Es decir, en otras palabras, puedo registrar una transacción, aunque en el momento no reciba el dinero o el activo, siempre y cuando haya certeza del movimiento y que se vaya a percibir si o sí.

A modo de ejemplo es lo siguiente:

El 18 de octubre mi empresa firma un contrato con un publicista para una campaña, se realiza la factura y los papeles, con lo qué se registra la transacción, pero en el contrato estipula que el dinero a pagar se lo daré a dos meses de la publicidad y que si no cumple las expectativas me realizarán una devolución del 15%.

Así de fácil es, se contabiliza, aunque aún no haya dado el dinero, porque el hecho ya ocurrió y la empresa tiene la obligación de darme el servicio.

El código de comercio costarricense dice que con mi firma me acepto y me obligo, por lo cual, si hay contrato, hay certeza y si no hay cumplimiento, hay obligación de indemnización.

Principio de negocio en marcha

La empresa prepara su información financiera siempre tomando en cuenta que sus operaciones seguirán, al menos en el corto plazo.

La información financiera debe revelar su permanencia en el negocio, si no se estaría hablando de un proceso de liquidación, y se tiene que revelar de igual manera, esto recordando que existen múltiples usuarios de la información financiera y esta debe ser real y honesta.

Principio de legalidad
Todo lo expuesto y escrito sobre la contabilidad se rige por normas y leyes locales e internacionales, por lo qué la profesión se apega a las buenas practicas morales, legales y transparentes.